Bezeichnung des Meilensteines und Inhalt

•  Entscheidungswege / -Prozesse Führungskräfte/Leitungen

Es werden Verfahrensanweisung zur Entscheidungsfindung, sowie zur internen Kommunikation für die Leitungskräfte definiert und auch die Mitarbeiter*innen partizipativ eingebunden. Die Ergebnisse werden als Standards u.a. in das bestehende Qualitätsmanagement aufgenommen und sollen den Leitungen und Mitarbeiter*innen einen Orientierungsrahmen bieten. Eine interne Organisationsmatrix soll den Austausch untereinander und damit verbunden, die Transparenz des Unternehmens sicherstellen.

Teilnehmer*innen und Akquise

Dieses Modul richtet sich an alle Mitarbeitenden im Unternehmen, diese werden durch die Leitungen über die Bearbeitung der angewandten Methoden informiert. Im Rahmen der Teamsitzungen aller Arbeitsfelder wird die Thematik in den jeweiligen Arbeitsteams bearbeitet. Die Leitungen werden darüber detailliert in der regelmäßig stattfindenden Leitungsrunde informiert, sodass sie alle wichtigen Infos in ihre Teams geben und ihre Mitarbeiter*innen zur Teilnahme motivieren können. 

Der Link für die Befragung geht an die jeweiligen Leitungen, damit sichergestellt werden kann, dass die Auseinandersetzung mit der Thematik im Team erfolgt und nicht einzelne Personen ihre Ergebnisse an uns zurücksenden. Außerdem soll gemeinsam diskutiert und ein Austausch untereinander gefördert werden.

Methodeneinsatz

Das Format der digitalen Befragung bietet den Teams zeitliche Flexibilität der Beantwortung. Es wird ein Abgabedatum genannt, zu dem alle Teams ihre digitalen Befragungen abschließen sollen. Aufgrund der unterschiedlichen Arbeitsverdichtung in den Arbeitsbereichen, erhalten die Teams ausreichend Zeit, über die Inhalte ins Gespräch zu kommen, sodass valide Umfrageergebnisse ermöglicht werden können. Die Befragung wird über Forms erstellt, diese Umfragemethode ist leicht verständlich und kann nach Bearbeitung der Fragen unkompliziert an das Projektteam zurückgesendet werden. Nebenbei werden die Mitarbeiter*innen im Umgang mit digitalen Methoden geschult, sodass Berührungsängste abgebaut und innovative Methoden eingebracht werden.  Nachdem die Umfrageergebnisse im Projektteam bearbeitet und geclustert werden, werden geeignete Methoden evaluiert, um konkrete Umsetzungsmöglichkeiten partizipativ auf Leitungsebene zu erfragen. Hierzu findet Kleingruppenarbeit im Rahmen der Leitungsrunde statt. Die Arbeitsergebnisse werden schriftlich auf vorgefertigten Themenzetteln notiert, durch das Projektteam anschließend ausgewertet und dem Vorstand zur Prüfung der Umsetzbarkeit vorgelegt. Nach Auswertung des Vorstandes erfolgt eine erneute Rückmeldung an die Leitungskräfte und eine Implementierung der Ergebnisse in die vorhandenen Strukturen, wie Qualitätsmanagementhandbuch, Verfahrensanweisungen, etc.

Für die digitale Befragung ist es grundlegend, dass die Fragen leicht verständlich gestellt werden, damit diese von allen Teilnehmer*innen beantwortet werden können. Die digitale Befragung ist hilfreich, um alle Teams zu involvieren und Partizipation zu fördern, ohne umfangreiche zeitliche Ressourcen zu binden. Die anschließende Kleingruppenarbeit mit den Leitungen konkretisiert die Ergebnisse, die Leitungen sind hierbei Multiplikatoren für ihre Teams, in denen vorab ein Austausch dazu stattgefunden hat. Ergebnisse der Kleingruppenarbeit sollten auf Umsetzbarkeit geprüft werden, da ggf. schon Methoden vorhanden sind, bzw. die Umsetzbarkeit nicht möglich ist. Da in diesem Meilenstein alle Mitarbeiter*innen in den unterschiedlichen Methoden eingebunden sind, muss eine detaillierte Vorbereitung stattfinden, da bei Nichtgelingen aufgebaute Motivation verpuffen kann. Die Ergebnisse sollten allen MA*innen des Unternehmens vorgestellt werden, damit sie ihre Arbeitsergebnisse wieder finden.

Der Fragebogen kann der zu befragenden Gruppe einfach per Link zur Verfügung gestellt werden. Die Antworten werden digital in das Umfrage-Tool übermittelt und können in Echtzeit ausgewertet werden. Die Antworten müssen somit nicht erst zusammengetragen werden. Der Zeitpunkt der Bearbeitung kann flexibel gewählt werden und bietet die Möglichkeit, dass Personen anonym an der Umfrage teilnehmen können, sodass auch zu kritischen Themen (bspw. Mitarbeiterbefragung) ein ehrliches Feedback eingeholt werden kann. https://online-umfrage.org/online-umfrage-befragung-definition/ Feedback-Schleifen sind ein zentrales Konzept in der systemischen Theorie, das beschreibt, wie Aktionen und Reaktionen innerhalb eines Systems zirkulär miteinander verbunden sind und sich gegenseitig beeinflussen. www.systemloesungen-hisl.de/lexikon/feedback-schleifen/

Praktische Umsetzung

Ergebnis/ Reflexion

Aus dem Meilenstein 3 sind valide Ergebnisse entstanden. Die erste digitale Umfrage diente als Bestandsaufnahme, wie die aktuelle Situation im Unternehmen bewertet wird. Hieraus folgten weitere Schritte, die Handlungsbedarfe auf den unterschiedlichen Ebenen sichtbar machten. Wünsche der Leitungen und Mitarbeitenden wurden berücksichtigt und abschließend durch den Vorstand auf Umsetzbarkeit überprüft.

Die Ergebnisse dieser Prüfung auf Vorstandsebene bildeten die Aspekte, die zukünftig zur Verbesserung der Unternehmensprozesse in bereits vorhandene Strukturen integriert wurden.

Dazu gehören inhaltlich:

Das Format der digitalen Befragung war generell sehr zielführend, um die gewünschte Teilnehmendengruppe möglichst unkompliziert zu erreichen. Es hat sich gezeigt, dass auch bei einem Abgabetermin immer wieder Auswertungen gar nicht oder verspätet eintreffen, sodass auch hier ein Reminder sinnvoll ist. Die Methode der anschließenden Kleingruppenarbeit für eine detailliertere Auseinandersetzung hat sich ebenfalls als zielführend erwiesen, um die eingegangenen Ergebnisse weiter zu verwerten

Fotos / Dokumente / Formblätter

Abb. 1 Ergebnisse Auswertung und Feedbackschleife interne Kommunikation