Bezeichnung des Meilensteines und Inhalt
Projektvorstellung und interne Kommunikation
Der erste Meilenstein beinhaltet die Heranführung der Mitarbeiter*innen an das Projekt. Alle Mitarbeiter*innen müssen über den Projektverlauf, die Inhalte und Zielsetzungen informiert werden, damit die Projektintention nachvollzogen sowie Interesse geweckt werden kann und somit die Teilnahmewahrscheinlichkeit erhöht wird. Partizipation bildet eine wichtige Grundvoraussetzung für die Zielsetzung und den Erfolg des Projektes.
Teilnehmer*innen und Akquise
Die Einführung des Projektes richtet sich an alle Mitarbeitenden des Unternehmens, um Partizipation auf allen Ebenen zu ermöglichen. Aus diesem Grund müssen die Inhalte verständlich aufbereitet werden und vorhandene Sprachkenntnisse Berücksichtigung finden. Leichte Sprache muss angewendet werden, damit alle Mitarbeitenden die Möglichkeit bekommen, die vorgestellten Inhalte zu verstehen.
Ein wichtiger Aspekt ist außerdem, dass die Arbeitsbereiche unterschiedliche Arbeitszeiten haben. Es muss somit geklärt werden, wann wir welche Mitarbeitenden wie erreichen. Es muss also vorab evaluiert werden, zu welchen Zeiten eine Kick-off-Veranstaltung durchgeführt werden sollte, um möglichst viele Kolleg*innen einzubinden.
Um die Aufmerksamkeit auf das Projekt zu lenken, überlegen wir uns, wie wir diese Termine zu den Kick-Off-Veranstaltungen am besten in die Runde geben. Wir möchten großes Interesse zur Teilnahme und Neugierde auf das Kommende wecken und wollen von Standardeinladungen abweichen. Da die Termine frühzeitig bekannt gegeben werden müssen, und wir uns gerade in der Vorweihnachtszeit befinden, bietet sich ein „Weihnachtspräsent“ an, welches in Anlehnung an den Projektnamen StrUMPf kombiniert wird. Die Vorbereitungen dazu könnt Ihr Euch im Video ansehen, welches wir für Euch im Medienkasten bereitgestellt haben. Die Einladungsstrümpfe werden durch unsere interne Hauspost kurz vor Weihnachten an alle Mitarbeiter*innen verteilt. Da erfahrungsgemäß im Weihnachtstrubel Termine vergessen werden, schicken wir zusätzlich kurz vor den Veranstaltungen einen digitalen Reminder, um die Einladung wieder ins Bewusstsein zu rufen. Hier werden auch die technischen Voraussetzungen und die Möglichkeit eines technischen Supports und der Zeitrahmen für die Kick-Off Veranstaltungen angekündigt.
Methodeneinsatz
Wir entscheiden uns aufgrund der Analyse der o.g. Aspekte für eine digitale Kick-Off-Veranstaltung. Durch eine Befragung über die Arbeitszeiten der einzelnen Fachbereiche wird deutlich, dass wir nicht alle Mitarbeiter*innen zu einer Veranstaltung einladen können. Wir bieten aus diesem Grund zwei Veranstaltungen im Vor- und Nachmittagsbereich an. Die digitale Methode bietet sich an, damit möglichst wenig zeitliche Ressourcen genutzt werden müssen und die Mitarbeiter*innen das Projekt nicht sofort zu Projektbeginn als zusätzliche Belastung empfinden. Für die digitale Projektvorstellung nutzen wir eine kurze Powerpoint-Präsentation, in die wir passende Filmsequenzen und Comics zum Thema Unternehmensorganisation einfügen, um das Thema aufzulockern. Damit die Kolleg*innen auch interaktiv einbezogen werden, nutzen wir für das Einholen eines Stimmungsbildes eine Mentimeterabfrage als ein zusätzliches partizipatives Element. Im Anschluss an unsere digitale Projektvorstellung bieten wir an, uns bei Fragen, Anregungen und Wünschen zu kontaktieren.
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„Mit einem Online Kick Off Event steigern Sie die Mitarbeitermotivation. Das ist besonders dann wichtig, wenn sich die MitarbeiterInnen nicht täglich live begegnen und remote arbeiten. Das digitale Kick Off motiviert zu einem gemeinsamen Austausch und baut Hemmschwellen in der (digitalen) Kommunikation ab …“„Ein gemeinsamer Auftakt in ein Projekt oder ein neues Jahr schafft Vertrauen unter den Teammitgliedern und in Ihre Unternehmensführung. Vertrauen – ein Wert, der besonders in der aktuellen Zeit an Bedeutung gewonnen hat.“„Das WIR-Gefühl hat einen maßgeblichen Einfluss auf den Erfolg neuer Projekte. Mit einem gemeinsamen digitalen Team Event schweißen Sie Ihre MitarbeiterInnen zusammen! Ein gutes Zusammengehörigkeitsgefühl und die Vermittlung gemeinsamer Ziele sind die Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.“ „Ein Online Kick Off Event holt Ihre MitarbeiterInnen gleich zum Startschuss professionell ab, um Ihre wichtigen Ziele in einem optimalen Rahmen mitzuteilen und um Projekte im Anschluss erfolgreich gemeinsam umzusetzen. Klarheit entsteht, wenn alle Teammitglieder ihre Rolle und Aufgaben kennen und sich bestenfalls gut damit identifizieren. In einem Online Kick Off werden strategische Inhalte und Meilensteine kommuniziert und Meinungen zusammengebracht.“https://www.teamgeist.com/blog/10-argumente-fuer-ein-online-kick-off/ |
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Generell ist eine digitale Kick-Off Veranstaltung empfehlenswert, um einen ersten Überblick über den Projektverlauf zu geben, der keinen großen zeitlichen Aufwand benötigt. Ihr müsst aber davon ausgehen, dass Ihr nie alle Mitarbeiter*innen des Unternehmens über nur einen Kanal erreicht, von daher überlegt Euch mehrere Methoden, wie Ihr die Teilnehmenden mit ins Boot holen könnt. Es hat sich gezeigt, dass es wichtig ist, die Leitungen der unterschiedlichen Arbeitsbereiche mit detaillierten Projektinformationen zu versorgen, da sie die Ansprechpartner*innen für die Teilnehmer*innen im Alltag sind. Zeigt als Projektteam immer wieder Präsenz, indem Ihr die Standorte besucht und Euch persönlich vorstellt, so bekommt Ihr Zugang zu den Mitarbeiter*innen und weckt Interesse, da man Euch persönlich kennt. Überlegt Euch kreative Dinge, wie Ihr Eure Kolleg*innen mit einer neuen Einladungsform überraschen könnt. Nichts ist langweiliger, als immer dieselben Einladungsmethoden zu nutzen. Im Alltagsgeschäft gehen Termine gelegentlich unter, wir haben mit Erinnerungsmails gute Erfahrungen gemacht, die wir kurz vor der Veranstaltung nochmal in die Runde geschickt haben, die u.a. auch die Möglichkeit des technischen Supports beinhalten. Klärt bei digitalen Veranstaltungen vorab alle technischen Zugänge, es gibt immer Mitarbeiter*innen, denen das technische Knowhow fehlt, bzw. die technische Ausstattung, auch denen solltet ihr eine Zugangsmöglichkeit schaffen. Ganz wichtig ist, gebt nicht auf, wenn die Beteiligung besonders zu Beginn nicht Euren Vorstellungen entspricht, es müssen sich alle Projektbeteiligten erstmal langsam an die Umsetzung herantasten. Wir wissen alle zu gut, neue Dinge in ein Team zu implementieren benötigt Zeit und Ausdauer. |
Zusätzlich zu dieser ersten Informationsveranstaltung für alle AWO Mitarbeitenden werden die Leistungskräfte auf der jährlichen Klausurtagung detaillierter über den Projektverlauf informiert, um Inhalte und Intention zusätzlich in ihre Teams zu geben. Das Projekt wird im Rahmen dieser Veranstaltung anhand einer ausführlicheren Powerpoint-Präsentation vorgestellt und anschließend Zeit für Fragen eingeplant. Ebenfalls erhalten alle Standorte des Unternehmens ein allgemeines Plakat, auf welchem die Zielsetzungen des Projektes in leichter Sprache vermerkt sind und die Mitarbeiter*innen des Unternehmens, sowie auch externe Parteien auf das Projekt aufmerksam gemacht werden.
Praktische Umsetzung
Zeitpunkt |
Handlung |
Oktober 2023 |
Planung der Kick Off Veranstaltung
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Dezember 2023 |
Verteilung der Weihnachtsstrümpfe
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Januar 2024 |
Reminder Kick Off Veranstaltungen
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Kick Off Veranstaltung digital am Nachmittag |
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Kick Off Veranstaltung digital am Vormittag
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Detaillierte Projektvorstellung im Rahmen der Klausurtagung für Leitungskräfte |
Ergebnis/ Reflexion
Die Informationen über das Projekt wurden durch verschiedene Kanäle an alle Kolleg*innen vermittelt, sodass ein erster Schritt zur Projektdurchführung erfolgte und eine erste, grobe Vorstellung vermittelt wurde. Konkrete Projektinhalte zu den jeweiligen Meilensteinen werden im Laufe der Zeit an alle Beteiligten weitergegeben, um die Projektteilnehmer*innen nicht zu überfordern.
Wir konnten bei beiden Kick Off Veranstaltungen nicht alle Mitarbeiter*innen erreichen, zum einen, weil sich nicht alle Mitarbeitenden einen der beiden Termine einrichten konnten, zum anderen, weil der technische Zugang bei einigen nicht funktionierte. Diese Mitarbeiter*innen konnten leider die Präsentation nicht vollumfänglich verfolgen. Aus diesem Grund haben wir im Nachgang die Präsentation allen Kolleg*innen zur Verfügung gestellt und darauf verwiesen, dass das Projektteam für Fragen bereitsteht. Es hat sich gezeigt, dass die Kick Off Veranstaltung nur ein erster Impuls für das Projekt war, es ist wichtig hierfür immer wieder in den Austausch zu gehen, um das Projekt fest in den Köpfen der Mitarbeiter*innen zu etablieren. Ein wichtiger Aspekt war das Einbinden der Leitungskräfte in das Projekt, damit diese ihre Teams regelmäßig zur Teilnahme motivieren und als positives Vorbild in Bezug auf die Projektteilnahme fungieren.
Fotos / Dokumente / Formblätter
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Abb. 1, 2 und 3 Werbepräsent mit Einladungsschreiben zur Kick Off Veranstaltung
Abb 1.: Allgemeines Strumpf-Plakat in allen Standorten ausgehängt
Abb. 2 und 3 Projektvorstellung auf Klausurtagung
